Adenda sobre o processamento de dados (DPA)

Versão: 26/01/2026
Aplica-se a: LinkHMS gestão clínica e hospitalar SaaS
Partes:

• Processador: LinkHMS BV (Países Baixos) (“LinkHMS”)
• Controlador: A clínica/entidade jurídica que aceita este DPA («Cliente»)

Este DPA faz parte dos Termos e Condições do LinkHMS (os «Termos»). Ao aceitar os Termos, o Cliente também aceita este DPA.

Se houver um conflito entre este DPA e os Termos sobre o processamento de Dados Pessoais do Cliente, este DPA prevalecerá.

Contato único: Para quaisquer questões relacionadas com a DPA, privacidade ou segurança (incluindo incidentes), entre em contacto com contact@linkhms.com

«Dados pessoais do cliente» significa os dados pessoais processados pela LinkHMS em nome do cliente nos termos dos Termos, incluindo dados de pacientes/saúde e dados operacionais da clínica.

«Lei de Proteção de Dados Aplicável» significa (conforme aplicável) o RGPD e as leis aplicáveis dos Estados-Membros da UE, bem como a Lei de Proteção de Dados da Nigéria de 2023 e as orientações/diretivas relacionadas da NDPC.

«Subprocessador» significa um terceiro contratado pela LinkHMS para processar os Dados Pessoais do Cliente.

«Violação de dados pessoais» significa uma violação de segurança que conduz à destruição acidental ou ilegal, perda, alteração, divulgação não autorizada ou acesso aos dados pessoais do cliente.

• O cliente é o responsável pelo tratamento dos dados pessoais do cliente.
• A LinkHMS é a responsável pelo tratamento dos dados pessoais dos clientes.
• O Anexo A descreve o tratamento (titulares, categorias, finalidades, duração).
• Responsabilidade do cliente: O cliente é responsável por determinar a base legal, fornecer as notificações necessárias aos titulares dos dados e configurar o Serviço de forma adequada para os seus fluxos de trabalho.
• A LinkHMS é uma controladora independente apenas para os dados comerciais da própria LinkHMS (por exemplo, RH, contabilidade, conformidade corporativa). Este DPA abrange apenas os Dados Pessoais do Cliente.

• A LinkHMS processará os Dados Pessoais do Cliente apenas com base nas instruções documentadas do Cliente, incluindo a configuração e utilização do serviço pelo Cliente, e conforme necessário para fornecer, proteger e manter o serviço.
• Se a LinkHMS for obrigada por lei a processar os Dados Pessoais do Cliente fora das instruções do Cliente, a LinkHMS notificará o Cliente antes de fazê-lo, a menos que seja legalmente proibido.
• Métricas agregadas: A LinkHMS pode gerar e utilizar métricas de utilização agregadas e anonimizadas que não identificam pacientes ou a clínica, para operar, proteger e melhorar o Serviço. Estas métricas não são Dados Pessoais do Cliente.

A LinkHMS garantirá que as pessoas autorizadas a processar os Dados Pessoais do Cliente estejam sujeitas a obrigações de confidencialidade (contratuais ou legais) e sejam treinadas para lidar com dados confidenciais/de saúde.

• A LinkHMS implementará medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger os Dados Pessoais do Cliente, incluindo as medidas descritas no Anexo B.
• A LinkHMS poderá atualizar as medidas de segurança ao longo do tempo, desde que as atualizações não reduzam significativamente a segurança geral do Serviço.

• O cliente autoriza a LinkHMS a utilizar subprocessadores, conforme necessário, para prestar o Serviço.
• Os subprocessadores atuais estão listados no Anexo C.
• Atualizações: A LinkHMS pode adicionar ou substituir Subprocessadores e disponibilizará a lista atualizada (por exemplo, através de notificação por e-mail, notificação no produto ou um Anexo C atualizado publicado com este DPA).
• Se o Cliente não se sentir confortável com uma alteração no Subprocessador, poderá deixar de utilizar o Serviço e rescindir o contrato nos termos dos Termos (consulte a secção 12) e solicitar a eliminação/devolução dos dados nos termos da Secção 9.
• A LinkHMS imporá obrigações de proteção de dados aos Subprocessadores que não sejam menos protetoras do que este DPA e continuará responsável pelo seu desempenho.

• A LinkHMS prestará assistência razoável para ajudar o Cliente a responder às solicitações dos titulares dos dados, levando em consideração a natureza do processamento e as informações disponíveis para a LinkHMS.
• A LinkHMS auxiliará nas obrigações de conformidade do Cliente relacionadas à segurança, notificação de violações, avaliações de impacto e consultas prévias, na medida do aplicável e razoavelmente viável.

• A LinkHMS notificará o Cliente sem demora injustificada após tomar conhecimento de uma violação de dados pessoais que afete os dados pessoais do Cliente.
• A notificação incluirá, na medida do possível:
  1. descrição da natureza da violação;
  2. categorias de dados e titulares dos dados afetados;
  3. quando possível, número aproximado de titulares de dados/registos afetados;
  4. consequências/riscos prováveis;
  5. medidas tomadas ou propostas para resolver/conter a violação e mitigar os danos;
  6. um ponto de contacto para acompanhamento.
• O cliente é responsável por quaisquer notificações a reguladores, pacientes ou outros terceiros, a menos que a legislação aplicável exija que a LinkHMS faça a notificação.

• Após a rescisão ou expiração do serviço, a LinkHMS irá (à escolha do Cliente, quando o serviço o permitir) devolver os Dados Pessoais do Cliente e/ou eliminá-los num prazo razoável.
• Backups: Os dados pessoais do cliente podem permanecer em backups encriptados por um período limitado e serão eliminados à medida que os backups expirarem, de acordo com o calendário de retenção padrão da LinkHMS (ver Anexo B). Os backups não são restaurados, exceto para recuperação de desastres ou testes.

• A LinkHMS disponibilizará as informações razoavelmente necessárias para demonstrar a conformidade com este DPA (por exemplo, uma visão geral da segurança, políticas e relatórios relevantes de terceiros, quando disponíveis).
• Auditorias (nível mínimo exigido por lei): Na medida do exigido pela Lei de Proteção de Dados Aplicável, a LinkHMS permitirá e contribuirá para auditorias ou inspeções. Qualquer auditoria desse tipo será limitada a uma revisão remota razoável da documentação e dos controlos de segurança, durante o horário comercial normal, sujeita a confidencialidade e às custas do Cliente.

Abordagem de hospedagem regional:

• Clínicas da UE: os dados estão alojados na implantação da UE.
• Os dados das clínicas dos EUA e do Canadá estão hospedados na implantação dos EUA.
• Clínicas africanas: os dados estão alojados na implantação africana.
• Todas as outras clínicas: os dados são hospedados na implantação da UE ou na implantação da África, conforme selecionado pelo cliente.

• Restrições de acesso: O LinkHMS restringe o acesso administrativo e utiliza acesso autorizado e registado para suporte. Os subprocessadores são restritos ao mínimo necessário.
• Se o acesso ou processamento ocorrer fora da região de implementação selecionada: a LinkHMS implementará as salvaguardas apropriadas, conforme exigido pela Lei de Proteção de Dados Aplicável.

A responsabilidade, isenções e limitação de responsabilidade estão definidas nos Termos (a menos que a legislação aplicável exija o contrário).

Este DPA tem início quando o Cliente aceita os Termos e continua até que a LinkHMS elimine ou devolva os Dados Pessoais do Cliente, nos termos da Secção 9.

Assunto: Fornecimento de SaaS para gestão clínica (consultas, registos de pacientes, notas clínicas, faturação/cobrança, relatórios), suporte e operações de segurança.

Duração: Durante o período de vigência do serviço nos termos dos Termos, mais os períodos de retenção de eliminação/backup descritos no Anexo B.

Natureza do tratamento: recolha, registo, estruturação, armazenamento, recuperação, consulta, utilização, divulgação (limitada a utilizadores autorizados/subcontratantes), transmissão e eliminação.

Objetivo(s):

• Fornecer e operar o serviço LinkHMS para o Cliente
• Autenticação de utilizadores e gestão de acessos
• Suporte ao cliente (apenas acesso autorizado)
• Monitoramento de segurança, registo e resposta a incidentes
• Backups, recuperação de desastres e continuidade do serviço

Categorias de titulares dos dados:

• Pacientes do Cliente
• Utilizadores da equipa de atendimento ao cliente (médicos, enfermeiros, administradores)
• Contatos da clínica e contatos para faturamento

Categorias de dados pessoais:

• Identificadores do paciente e detalhes de contacto
• Dados relativos à saúde e registos médicos (dados de categoria especial ao abrigo do RGPD)
• Consulta, tratamento e notas clínicas
• Dados de faturação e cobrança
• Conta de utilizador e dados de acesso (e-mail, funções, permissões)
• Registos de auditoria e telemetria de segurança

Categorias especiais de dados: Dados de saúde e registos médicos (conforme aplicável). O cliente controla o que é introduzido no Serviço.

A LinkHMS implementa um programa de segurança baseado no risco. As medidas incluem (lista não exaustiva):

Controlo de acesso

• Controlo de acesso baseado em funções e privilégios mínimos
• Controlos de autenticação para utilizadores e administradores
• Acesso administrativo restrito e registado

Encriptação

• Criptografia em trânsito (TLS) para dados enviados entre clientes e o serviço
• Criptografia em repouso para dados armazenados, quando apropriado
• Principais controlos de gestão

Registo e monitorização

• Registo de auditoria para acesso de utilizadores, ações administrativas e operações de dados importantes
• Alerta para atividades suspeitas e incidentes operacionais/de segurança
• Acesso ao suporte autorizado com registos auditáveis (acesso de emergência quando necessário)

Backups e resiliência

• Backups regulares dos dados de produção
• Acesso ao backup restrito e encriptado
• Procedimentos de restauração documentados

Testes de restauração

• Testes de restauração periódicos (pelo menos trimestralmente) ou testes de DR equivalentes para validar a capacidade de recuperação

Gestão de vulnerabilidades e mudanças

• Aplicação rotineira de patches na infraestrutura e dependências (com base no risco)
• Revisão de segurança para alterações materiais na infraestrutura
• Gestão de segredos (sem segredos codificados nos repositórios)

Minimização e isolamento de dados

• Separação lógica de locatários e separação de ambientes (produtivo vs. não produtivo)
• Não utilização dos dados de saúde da produção do Cliente em ambientes de teste, a menos que explicitamente instruído pelo Cliente (e, nesse caso, minimizado, protegido e com prazo determinado)

Retenção e eliminação

• Fluxos de trabalho de eliminação/devolução em caso de rescisão, conforme a Secção 9
• Backups encriptados retidos por um período limitado (por exemplo: 30 a 90 dias) e eliminados à medida que expiram, de acordo com as políticas padrão do ciclo de vida dos backups.