Politique de confidentialité

Version : 2026-01-26

Date d'entrée en vigueur : 26 janvier 2026

Cette politique de confidentialité explique comment LinkHMS B.V. (“LinkHMS”, “nous”, “notre”) traite les données personnelles en tant que Responsable du traitement.

Les données des patients ne sont pas couvertes ici. Les cliniques utilisent LinkHMS pour stocker et gérer les données des patients. Dans ce contexte :

• La clinique est le Responsable du traitement pour les données des patients.
• LinkHMS est le Sous-traitant pour les données des patients.
  Si vous êtes un patient et souhaitez exercer des droits concernant les dossiers des patients, contactez directement votre clinique.. LinkHMS soutiendra la clinique comme l'exige notre accord de traitement des données.

Responsable : LinkHMS B.V., Pays-Bas
Adresse enregistrée : Museumlaan 2, 3581HK Utrecht
Chambre de commerce (KvK) : 99036215
Contact : contact@linkhms.com

Notre délégué à la protection des données est heyData GmbH, Schützenstraße 5, 10117 Berlin, www.heydata.eu, datenschutz@heydata.eu

Cette politique s'applique à :

• visiteurs du site web
• prospects marketing
• utilisateurs administrateurs de clinique (titulaire de compte)
• contacts de facturation
• demandes de support
• candidats à un emploi

Nous ne collectons que ce dont nous avons besoin pour les finalités ci-dessous.

A) Visiteurs du site web

B) Prospects marketing (ventes/marketing)

C) Utilisateurs administrateurs de clinique (titulaire de compte)

D) Contacts de facturation

E) Demandes de support

F) Candidats à un emploi

Si vous êtes dans l'EEE/Royaume-Uni, nous nous appuyons sur le RGPD (et le RGPD britannique le cas échéant). Pour le Nigeria, nous nous appuyons sur des bases légales en vertu de la Loi sur la protection des données du Nigeria (NDPA) en utilisant des concepts similaires.

Nous utilisons une ou plusieurs de ces bases en fonction du contexte :

• Contrat / étapes avant le contrat : pour créer des comptes, fournir le service aux clients de la clinique, gérer la facturation, répondre aux demandes de démonstration.
• Intérêts légitimes : pour sécuriser notre site web et notre service, prévenir les abus, améliorer le produit, gérer les relations B2B et répondre au support. Nous équilibrons ces intérêts par rapport à vos droits.
• Consentement : pour les cookies/analyses optionnels lorsque cela est nécessaire, et pour le marketing dans les juridictions qui nécessitent un consentement explicite.
• Obligation légale : exigences comptables, fiscales et de conformité.

Nous utilisons des cookies essentiels pour les fonctionnalités essentielles du site et la sécurité. Nous pouvons utiliser des cookies d'analyse uniquement lorsque cela est autorisé et/ou après consentement (selon votre emplacement et vos paramètres). Si nous utilisons une bannière de cookies, vous pouvez gérer vos préférences là-bas. Les paramètres de votre navigateur peuvent également bloquer les cookies, mais certaines fonctionnalités peuvent ne pas fonctionner.

Nous partageons les données du Responsable avec des prestataires de services vérifiés agissant en tant que nos sous-traitants, par exemple :

• hébergement cloud et infrastructure (par exemple, AWS pour l'infrastructure du site/app)
• outils de messagerie et de productivité (envoi d'e-mails transactionnels et opérations internes)
• outils de CRM et de marketing (gestion des prospects, campagnes par e-mail où cela est autorisé)
• traitements de paiement et outils de facturation (facturation et gestion des paiements)
• outils de support/aide (billetterie, chat en direct)
• fournisseurs d'analytique (analytique de site web, uniquement si activé/autorisé)

Nous ne partageons que ce qui est nécessaire, sous des contrats exigeant la confidentialité, la sécurité et la protection des données. Nous pouvons également partager des données :

• avec des conseillers professionnels (juridiques, comptables) sous confidentialité
• si requis par la loi, une ordonnance du tribunal ou pour protéger des droits, la sécurité et la sûreté
• dans le cadre d'une transaction commerciale (par exemple, fusion/acquisition), avec des garanties appropriées

Nous hébergeons et traitons les données du Responsable dans des déploiements régionaux, en fonction de l'emplacement de la clinique et du déploiement sélectionné par le client :

• Cliniques de l'UE : les données sont hébergées dans le déploiement de l'UE.
• Cliniques des États-Unis et du Canada : les données sont hébergées dans le déploiement des États-Unis.
• Cliniques africaines : les données sont hébergées dans le déploiement en Afrique.
• Toutes les autres cliniques : les données sont hébergées soit dans le déploiement de l'UE ou le déploiement en Afrique, selon le choix du client.

Accès et support transfrontaliers : Même lorsque les données sont hébergées dans une région spécifique, le personnel de LinkHMS et les prestataires de services approuvés peuvent accéder aux données d'autres pays lorsque cela est nécessaire pour fournir un support, maintenir la sécurité et faire fonctionner le service, sous réserve de contrôles appropriés.

Transferts depuis l'EEE/Royaume-Uni : Si les données du Responsable sont transférées en dehors de l'EEE/Royaume-Uni (par exemple, lorsqu'un client choisit un déploiement non-EEE ou lorsqu'un prestataire de services basé dans l'EEE utilise des sous-traitants en dehors de l'EEE), nous utilisons des garanties appropriées telles que :

• Clauses contractuelles types de l'UE (CCT) (et l'addendum britannique le cas échéant), et
• des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires si nécessaire.

Nigeria : Lorsque la loi nigériane s'applique, nous utilisons des garanties et contrôles transfrontaliers conformes aux exigences applicables de la NDPA.

Nous conservons les données du Responsable uniquement aussi longtemps que nécessaire :

• journaux de site/données de sécurité : généralement jusqu'à 12 mois (plus court si possible)
• prospects marketing : jusqu'à ce que vous vous désinscriviez ou que nous considérions le prospect comme inactif (généralement 12-24 mois)
• données de compte administrateur : pendant la durée de la relation client, puis généralement 12-24 mois, sauf si nous devons les conserver plus longtemps pour des litiges/sécurité
• enregistrements de facturation : généralement 7 ans (des exigences fiscales/comptables peuvent s'appliquer)
• tickets de support : généralement 24 mois après clôture (plus longtemps si nécessaire pour des problèmes en cours ou de sécurité)
• candidats à l'emploi : généralement jusqu'à 12 mois après la décision d'embauche (sauf si vous acceptez une durée plus longue)

Nous pouvons conserver les données plus longtemps si la loi l'exige, pour faire respecter des accords ou pour résoudre des litiges.

Si LinkHMS est le Responsable de vos données, vous pouvez avoir des droits selon votre emplacement.

Les droits EEE/Royaume-Uni (RGPD/RGPD du Royaume-Uni) incluent généralement :

• accès
• rectification
• suppression
• restriction
• portabilité
• opposition (y compris au marketing direct)
• retirer son consentement à tout moment (lorsque le traitement est basé sur le consentement)

Les droits au Nigeria (NDPA) incluent des droits similaires, y compris l'accès, la correction, la suppression, l'opposition et le retrait du consentement lorsque cela est applicable.

Comment exercer les droits : email contact@linkhms.com avec :

• votre nom
• l'email que vous avez utilisé avec nous
• ce que vous souhaitez demander

Nous pourrions avoir besoin de vérifier votre identité avant de satisfaire les demandes.

Rappel concernant les données des patients : Si votre demande concerne les dossiers des patients stockés par une clinique dans LinkHMS, contactez la clinique (la clinique est le Responsable du traitement). LinkHMS n'agira pas directement sur les demandes des patients sauf instruction de la clinique et autorisation légale.

Vous pouvez vous désinscrire des emails marketing à tout moment en utilisant le lien de désinscription dans l'email ou en contactant contact@linkhms.com. Vous pouvez toujours recevoir des messages de service essentiels (par exemple, sécurité ou facturation).

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données du Responsable du traitement (contrôles d'accès, cryptage si nécessaire, journalisation et diligence raisonnable des fournisseurs). Aucun système n'est 100 % sécurisé, mais nous travaillons à réduire les risques.

Notre site web ou application peut contenir des liens vers des sites web ou services tiers que nous ne contrôlons pas. Leurs pratiques de confidentialité sont régies par leurs propres politiques, et non par celle-ci. Nous ne sommes pas responsables du contenu, de la sécurité ou des pratiques de confidentialité des sites tiers.

Lorsqu'une clinique s'inscrit, son utilisation de LinkHMS est régie par nos Conditions de service et notre Accord de traitement des données (DPA). Cette politique de confidentialité explique comment LinkHMS traite les données personnelles en tant que Responsable du traitement. Lorsque LinkHMS traite données des patients pour le compte d'une clinique, ce traitement est régi par le DPA et les instructions de la clinique.

Cette politique de confidentialité ne remplace pas les contrats, mais elle vise à décrire notre traitement du côté du Responsable de manière transparente.

Vous pouvez vous plaindre auprès de votre autorité locale de protection des données le cas échéant.

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité pour refléter les changements dans nos pratiques ou exigences légales. Nous publierons la version mise à jour sur notre site web et mettrons à jour la version/date ci-dessus. Si les changements sont importants, nous fournirons un avis supplémentaire (par exemple, dans l'application ou par email).